Serienbriefe ohne Kuvertieren

Ein Rundschreiben an alle Eigentümer klingt nach fünf Minuten und kostet dann doch einen halben Tag. Adressen raussuchen, Word, Drucker, Umschläge, Briefmarken und am Ende noch eine Kopie für die Ablage.

So läuft es meistens

Jemand exportiert die Adressen aus dem Verwaltungsprogramm in eine Excel-Liste, die nach zwei Wochen schon veraltet ist. Daraus wird in Word ein Seriendruck, und dann druckt, faltet und frankiert jemand 47 Seiten von Hand.

Ein Teil der Eigentümer möchte die Post lieber per E-Mail, also läuft parallel noch eine Rundmail. Bei der Hausgeldabrechnung zerlegt dann jemand die große PDF aus der Buchhaltung und sucht für jedes Stück den richtigen Eigentümer.

So läuft es bei hausverwalter.ai

Du wählst eine Liegenschaft und sagst, ob der Brief an Mieter, Eigentümer oder alle geht. Die Adressen kommen direkt aus den Stammdaten, also immer aktuell.

Den Text schreibst du einmal auf deinem Briefkopf, und Anrede oder Name setzt hausverwalter.ai für jeden Empfänger selbst ein, siehe Variablen.

Jeder auf seinem Weg

Pro Serienbrief legst du fest, ob er per E-Mail, als Brief oder ins Kundenportal geht, oder einfach so, wie es sich jeder Kontakt gewünscht hat. Wie das zusammenspielt, steht unter Versandwege.

Für echte Briefe verbindest du einmal E-POST. Dann druckt, kuvertiert und verschickt die Deutsche Post für dich.

Abrechnungen ohne Zerlegen

Bei Hausgeld- oder Nebenkostenabrechnungen lädst du die eine große PDF hoch. hausverwalter.ai schneidet sie auf und ordnet jedes Stück dem richtigen Vertrag zu, siehe Abrechnungen versenden.

Abgelegt, ohne Kopie

Jeder verschickte Brief landet als PDF in der Ablage, beim Kontakt, bei der Liegenschaft und bei der Einheit. Eine Kopie scannt niemand mehr ein, und wer was bekommen hat, siehst du unter Versand verfolgen.