Workflow-Boards

Ein Workflow-Board führt jede Karte durch dieselben Phasen, und jede Phase hat ihr eigenes Formular. So läuft die Jahresabrechnung bei jeder WEG gleich ab, egal wer sie betreut.

Im Bild ist jede Karte eine WEG. Auf einen Blick siehst du, dass die Goethestraße noch in der Belegprüfung steckt und für den Stadtpark die Versammlung vorbereitet wird.

Wann ein Workflow-Board passt

Ein Workflow-Board lohnt sich, wenn ein Ablauf immer wieder gleich läuft und unterwegs Angaben anfallen. Typische Beispiele aus der Hausverwaltung:

• WEG-Jahreszyklus: Belegprüfung, Abrechnung und Wirtschaftsplan, Versammlung, Nachbereitung.
• Vermietung: Anfrage, Unterlagen prüfen, Besichtigung, Mietvertrag.
• Mieterwechsel: Kündigung, Vorabnahme, Renovierung, Übergabe.
• Schadensmeldung: Meldung, Gutachter, Reparatur, Regulierung.

Für Projekte ohne festen Ablauf, etwa eine Sanierung, reicht ein normales Board.

Die Begriffe

• Phase: eine Spalte, zum Beispiel „Belegprüfung“.
• Grunddaten: das Formular, das beim Anlegen einer Karte abgefragt wird, etwa Liegenschaft und Abrechnungsjahr.
• Phasenformular: die Felder einer Phase, etwa „Belegprüfung durchgeführt am“ und „Belege vollständig“.
• Karte: ein Durchlauf, zum Beispiel „Goethestraße 15 · Abrechnung 2025“.

Pflichtfelder halten eine Karte fest, bis sie ausgefüllt sind. Erst dann geht es in die nächste Phase.

Ein Workflow-Board anlegen

Klick auf „Neues Board“ und wähl als „Board-Typ“ „Workflow“. Name, Beschreibung und Phasen trägst du ein wie bei jedem Board, siehe Board anlegen.

Danach baust du unter „Board-Einstellungen“ › „Phasen“ die Formulare, siehe Felder und Formulare. Ein vollständiges Beispiel steht unter WEG-Jahreszyklus als Workflow.

Automatisierungen

Auch Workflow-Boards haben den Blitz für Automatisierungen. Wechselt eine Karte zum Beispiel nach „Versammlung vorbereiten“, erinnert eine Regel an die Einladungsfrist, siehe Beispiele aus dem Alltag.