Unbekannte Absender

Schreibt jemand, den die Stammdaten noch nicht kennen, steht die Konversation trotzdem in der Inbox. Rechts erscheint dann „Unbekannter Kontakt“ mit Name und Adresse aus der Mail.

Am besten klärst du gleich, wer das ist. Dafür gibt es zwei Wege.

Als Kontakt anlegen

Ist die Person wirklich neu, klickst du auf „Als Kontakt anlegen“. Name und Adresse sind schon eingetragen, du ergänzt nur, was fehlt.

Oben wählst du „Ein Kontakt“ oder „Firma und Ansprechpartner“. Schreibt Herr Sauer vom Hausmeisterdienst, legst du mit der zweiten Variante beides auf einmal an.

Kontakt zuordnen

Gibt es die Person schon, klickst du auf „Kontakt zuordnen“ und suchst sie aus. Das passiert oft, wenn ein Mieter von einer neuen Adresse schreibt.

Die neue Adresse kommt dabei zum Kontakt dazu und steht dort ganz oben. Hat er schon drei E-Mail-Adressen, musst du vorher eine entfernen.

Unter „Mögliche Übereinstimmungen“ schlägt hausverwalter.ai passende Kontakte vor, etwa bei gleichem Namen oder gleicher Firmendomain. Stimmt der Vorschlag, genügt ein Klick.

Keine Person dahinter

Nicht jede Mail kommt von einem Menschen. Rechnungsportale und Newsletter markierst du mit „Als Benachrichtigung markieren“, Werbung mit „Als Spam markieren“, siehe Spam.

Der KI-Postverteiler hilft

Oft hat der KI-Postverteiler schon einen Vorschlag gemacht. Dann steht statt der Knöpfe direkt der passende Kontakt da, und du bestätigst nur noch.

Bei WhatsApp läuft es genauso. Statt der Mailadresse steht dort die Telefonnummer.