Der Beirat im Portal

Der Verwaltungsbeirat einer WEG braucht mehr Unterlagen als die übrigen Eigentümer, etwa für die Belegprüfung oder die Vorbereitung der Versammlung. Im Portal bekommt er dafür einen eigenen Bereich in den Dokumenten, ohne dass alle anderen mitlesen.

Wer im Beirat sitzt

Den Beirat trägst du in der Liegenschaft im Abschnitt „Beirat“ ein. Mit „Rolle hinzufügen“ wählst du den Kontakt und die Rolle: „Beiratsvorsitz“, „Stellvertretung im Beirat“ oder „Beiratsmitglied“.

Dazu kommen Beginn und auf Wunsch das Ende der Amtszeit. Endet eine Amtszeit, klickst du auf „Amtszeit beenden“, dann bleibt die Rolle in der Liste stehen.

Einen Beirat gibt es nur bei einer WEG, deren Gemeinschaft ihr verwaltet. In den Beirat können nur Wohnungseigentümer gewählt werden, und pro Amtszeit gibt es einen Vorsitz.

Dokumente nur für den Beirat

Beim Freigeben eines Dokuments wählst du als Zielgruppe „Beirat“. Dann sehen es nur die Beiratsmitglieder mit laufender Amtszeit, siehe Dokumente im Portal teilen.

Das geht nur für die ganze Liegenschaft, nicht für eine einzelne Einheit. Wählst du „Ganze Liegenschaft“, sieht der Beirat das Dokument ebenfalls.

Endet die Amtszeit eines Mitglieds, sieht es die Beiratsdokumente nicht mehr. Seine Dokumente als Eigentümer bleiben.

Im Portal

Ein Beiratsmitglied meldet sich ganz normal an, siehe Mieter ins Portal einladen. In seinem Profil steht als Rolle zum Beispiel „Eigentümer · Beirat“.

Unter „Dokumente“ sieht es seine Unterlagen als Eigentümer und zusätzlich alles, was du für den Beirat freigegeben hast. Im Beispiel sieht Ute Berger als Beiratsvorsitzende der WEG Kurfürstenstraße 88 den Bericht zur Objektbegehung.

Auch Formulare lassen sich nur für den Beirat freigeben, etwa ein Formular für die Belegprüfung.

Beirat finden

Unter „Stammdaten“ › „Portal“ › „Portalzugänge“ filterst du mit „Beirat“ alle Beiratsmitglieder. So siehst du schnell, wer schon Zugang hat, und lädst den Rest ein.