WEG-Jahreszyklus als Workflow

Jede WEG durchläuft im Jahr dieselben Schritte, von der Belegprüfung bis zum Protokoll. Mit einem Workflow-Board siehst du bei allen WEGs auf einen Blick, wo jede steht und wer sie betreut.

Fragt ein Beirat nach dem Stand, öffnest du die Karte und siehst Termin, Ergebnis und offene Punkte, statt in Mails zu suchen.

Die Phasen

• Jahresplanung: Termin der Belegprüfung und Beirat festhalten.
• Belegprüfung: wann geprüft wurde und ob die Belege vollständig sind.
• Abrechnung & Wirtschaftsplan: Abrechnung erstellt und Summe des Wirtschaftsplans.
• Versammlung vorbereiten: Termin, Ort und eine Checkliste für Raum, Tagesordnung, Einladung und Vollmachten.
• Nachbereitung: Protokoll versendet und Beschluss-Sammlung aktualisiert.
• Abgeschlossen: die Phase in „Erledigt“.

Die Grunddaten

In die Grunddaten gehören Liegenschaft, Zuständig und Fälligkeitsdatum aus der Gruppe „Karte“ und ein Auswahlfeld „Abrechnungsjahr“. So hat jede Karte ihre WEG und steht bei der zuständigen Kollegin in Meine Aufgaben.

Als Titel hat sich „Goethestraße 15 · Abrechnung 2025“ bewährt.

Die Formulare

Leg in jeder Phase nur die Felder an, die du wirklich brauchst. Pflicht ist nur, ohne das es nicht weitergehen soll, etwa der Versammlungstermin.

Die Checkliste „Vorbereitung“ ist Pflicht. Erst wenn Raum, Tagesordnung, Einladung und Vollmachten abgehakt sind, darf die Karte in die Nachbereitung.

Fehlen bei der Belegprüfung noch Unterlagen, blendet ein bedingtes Feld bei „Belege vollständig“ gleich Nein das Feld „Fehlende Belege“ ein. So steht in der Karte, worauf du noch wartest.

Die Einladungsfrist

Eine Automatisierung erinnert beim Wechsel nach „Versammlung vorbereiten“ an die Einladungsfrist. Sie schreibt eine interne Notiz in die Karte, die jeder sieht, der sie öffnet.

Im nächsten Jahr legst du einfach neue Karten mit dem nächsten Abrechnungsjahr an. Die alten stehen unter „Abgeschlossen“ und zeigen, wie es im Vorjahr lief.