Textvorlagen
Einen Handwerkerauftrag tippst du nicht jedes Mal neu. Mit einer Textvorlage fügst du ihn mit einem Klick ein, und hausverwalter.ai füllt Adresse, Einheit, Ansprechpartner und Rechnungsadresse aus der Konversation aus.
Vorlage einfügen
Im Antwortfeld einer Mail klickst du auf „Vorlage wählen“ und wählst die Vorlage. Bei internen Notizen und Portal-Nachrichten steht dafür ein kleines Symbol unten in der Leiste.
Die Vorlage ersetzt den Text im Antwortfeld. Alles, was die Konversation hergibt, steht danach schon drin.
Fehlt ein Wert, etwa weil kein Stockwerk hinterlegt ist, ist die Stelle rot markiert. Solange noch etwas rot ist, lässt sich die Mail nicht senden, also ergänzt oder löschst du es.
Vorlage anlegen
Unter „Einstellungen“ › „Textvorlagen“ klickst du auf „Neue Textvorlage“ und gibst Name, Betreff und Inhalt ein.
Mit „Variable“ fügst du einen Platzhalter ein, der sich später selbst füllt. Mit „Hinweis“ markierst du eine Stelle, die jemand von Hand ausfüllen muss, zum Beispiel „Was genau ist zu tun?“.
Mit „Für alle Mitarbeiter freigeben“ nutzt das ganze Team die Vorlage, sonst ist sie nur für dich.
Welche Variablen es gibt
- Kontakt: Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon, Anschrift und Nummer.
- Liegenschaft: Name, Anschrift, Nummer und Rechnungsadresse.
- Einheit: Name, Stockwerk und Nummer.
- Dienstleister und Versorger: Name, Telefon und Vertragsnummer des Hausmeisters oder Heizungsbauers dieser Liegenschaft.
- Beirat: Name und Kontaktdaten des Beiratsvorsitzes und der Mitglieder.
- Eigene Felder von Liegenschaft, Einheit und Kontakt.
Die Rechnungsadresse richtet sich nach der Liegenschaft. Bei einer WEG steht dort die Gemeinschaft, bei einer Mietverwaltung der Eigentümer.
Die Werte kommen immer aus der Hauptkonversation, auch wenn du in einer Nebenkonversation schreibst. Darum passt ein Handwerkerauftrag in der Nebenkonversation immer zum Schaden des Mieters.
Textkürzel und fertige Vorlagen
Für kurze Bausteine ohne Variablen wie Öffnungszeiten legst du unter „Textkürzel“ einen Eintrag an. Im Antwortfeld tippst du dann einfach / und wählst ihn aus.
Fertige Vorlagen von hausverwalter.ai übernimmst du über „Vorlagen“ oben auf der Seite. Den Ko-Pilot kannst du bitten, eine Vorlage für dich zu schreiben oder anzupassen.