Serienbrief erstellen

Ein Serienbrief entsteht in wenigen Schritten, die oben als Leiste stehen. Du kannst jederzeit zurückspringen, und hausverwalter.ai speichert jeden Schritt sofort.

Hörst du mittendrin auf, liegt der Serienbrief unter „Entwürfe“, und du machst später genau dort weiter.

Name

Unter „Stammdaten“ › „Serienbriefe“ klickst du auf „Neuer Serienbrief“ und gibst ihm einen Namen, zum Beispiel „Treppenhaussanierung Kurfürstenstraße 88“.

Der Name ist später der Betreff der E-Mail und der Dateiname der PDF. Ändern kannst du ihn jederzeit mit dem Stift neben dem Titel.

Die Schritte

Ein Brief mit Briefkopf läuft so:

1. Versand: Text oder PDF, und wohin es geht, siehe Versandwege.
2. Serienbrieftyp: ein Brief für alle oder ein eigenes Dokument pro Empfänger.
3. Anschreiben: der Text auf deinem Briefkopf, mit Anhängen, siehe Anschreiben und Anhänge.
4. Empfänger: wer den Brief bekommt, siehe Empfänger wählen.
5. Prüfung: hausverwalter.ai prüft alles, dann versendest du, siehe Prüfen und versenden.

Wählst du im ersten Schritt „Text“, entfällt der Briefkopf, und die Schritte heißen „Versand“, „Inhalt“, „Empfänger“ und „Prüfung“, siehe Text statt PDF.

Serienbrieftyp

Im zweiten Schritt entscheidest du, was du machen willst.

Ein „Normaler Serienbrief“ ist ein Text für alle, etwa ein Rundschreiben oder eine Ankündigung. Mit „Empfänger aus Datei ermitteln“ bekommt jeder sein eigenes Dokument, zum Beispiel seine Hausgeldabrechnung. Dann kommt noch der Schritt „Zuordnung“ dazu, und die Empfänger ergeben sich aus der Datei, siehe Abrechnungen versenden.

Weiter oder warten

Mit „Weiter“ oben rechts kommst du zum nächsten Schritt. Ist der Knopf ausgegraut, fehlt in diesem Schritt noch etwas, und der Hinweis am Knopf sagt dir, was.