Aufgaben ohne Zettelwirtschaft

In einer Hausverwaltung liegt die Arbeit selten an einer Stelle. Die Mail steht im Postfach, die Sanierung in einer Excel-Liste und der Rückruf auf einem Zettel am Monitor.

So läuft es meistens

Für die Jahresabrechnungen gibt es eine Excel-Liste, die zuletzt im März jemand gepflegt hat. Die eigenen To-dos stehen in Outlook, und was dazwischen liegt, klebt als Zettel am Bildschirm.

Fragt der Beirat nach dem Stand der Belegprüfung, geht erst einmal die Suche los. Ist eine Kollegin krank, weiß keiner so genau, was auf ihrer Liste stand.

So läuft es bei hausverwalter.ai

Aufgaben sind bei hausverwalter.ai kein eigenes Programm neben der Inbox, sondern dasselbe System. Eine Konversation ist im Grunde auch eine Aufgabe, nur mit Kommunikation drumherum. Deshalb schiebst du beides hin und her und schreibst aus beidem heraus.

Alles, was dir zugewiesen ist, steht unter Meine Aufgaben. Dort landen deine persönlichen Aufgaben, Karten aus den Boards und Aufgaben, die du an eine Konversation gehängt hast.

Konversation oder Aufgabe

In der Inbox geht es ums Kommunizieren: Jemand schreibt, du antwortest, und die Sache ist erledigt. Eine Aufgabe ist dagegen etwas, das du konkret tun musst, oft ganz ohne Hin und Her.

Wird aus einer Mail ein Projekt, verschiebst du die Konversation in ein Board. Braucht eine Konversation einen Arbeitsschritt, hängst du eine Aufgabe daran, siehe Aufgaben und Inbox.

Boards für alles, was länger dauert

Eine Dachsanierung, ein Mieterwechsel oder die Jahresabrechnung jeder WEG bekommen ein eigenes Board. Jede Spalte ist ein Schritt, und das ganze Team sieht auf einen Blick, wo es hängt.

Für feste Abläufe mit Formularen gibt es das Workflow-Board. Es hält zum Beispiel fest, wann die Belegprüfung war und ob die Einladung zur Versammlung raus ist.

Wiederkehrende Handgriffe übernimmt eine Automatisierung, etwa eine Frist setzen, sobald jemand eine Aufgabe anlegt.