Abrechnungen versenden

Die Buchhaltung liefert die Hausgeldabrechnung meist als eine große PDF mit allen Einheiten. Bisher hieß das zerlegen, umbenennen und jedes Stück dem richtigen Eigentümer schicken.

Hier lädst du die PDF einfach hoch. hausverwalter.ai schneidet sie auf, ordnet jedes Stück dem passenden Vertrag zu und verschickt es mit deinem Anschreiben, per E-Mail, Post oder ins Portal.

Serienbrieftyp wählen

Leg einen neuen Serienbrief an, wähl im Schritt „Versand“ „PDF“ und die Wege. Im Schritt „Serienbrieftyp“ wählst du „Empfänger aus Datei ermitteln“.

Dann beantwortest du drei Fragen:

• An wen geht das Dokument: „Eigentümer“, „Mieter“ oder „Alle Bewohner“.
• Ein Dokument oder mehrere: eine Sammel-PDF oder eine Datei je Person.
• Für welches Jahr: Unter „Jahr ändern“ wählst du den Abrechnungszeitraum.

Das Jahr ist wichtig, denn hausverwalter.ai nimmt den Vertrag, der in diesem Zeitraum lief. Für die Abrechnung 2025 stellst du also 2025 ein, auch wenn du sie 2026 verschickst.

PDF hochladen und zuordnen

Im Schritt „Zuordnung“ ziehst du die PDF in die Fläche. hausverwalter.ai liest den Text und sucht von selbst einen Suchbegriff, etwa „Einheit: 1001“.

Unter „Womit vergleichen wir den Wert?“ wählst du „Einheiten-Nummer“, „Einheiten-ID“ oder „Vertrags-ID“ und die Liegenschaft. Rechts steht dann jedes Stück mit Seiten, Einheit und Empfänger, und mit dem Auge siehst du es dir an.

Lädst du eine Datei je Person hoch, kannst du die Nummer stattdessen im Dateinamen markieren.

Wenn etwas nicht passt

Findet hausverwalter.ai zu einem Stück keinen Vertrag, steht es oben mit Grund, etwa „„1009“ passt zu keinem Empfänger“. Solange so eine Zeile offen ist, geht es nicht weiter.

Du ordnest das Stück dann von Hand einem Vertrag zu oder lädst eine korrigierte PDF hoch.

Dokumente prüfen

Mit „Weiter“ legt hausverwalter.ai die Stücke bereit. Unter „Dokumente“ siehst du, wer welche Abrechnung bekommt.

Hat ein Eigentümer zwei Wohnungen, bekommt er beide Abrechnungen in einem Brief. Danach schreibst du das Anschreiben und prüfst wie gewohnt.

Was danach passiert

Beim Versand legt hausverwalter.ai jede Abrechnung beim Vertrag und bei der Einheit in der Ablage ab. Gib im Schritt „Prüfung“ unter „Ablage“ einen Tag wie „Abrechnung“ mit, dann findest du alle wieder.