Prüfen und freigeben

Alles, was eine Entscheidung braucht, sammelt sich unter „Prüfen“. Ein Punkt in der Navigation zeigt, dass etwas offen ist, und die Reiter zeigen, wie viel.

„Prüfen“ sehen nur Mitarbeiter mit Genehmigungs- oder Prüfrechten, meist Teamleitung und Personalverwaltung. Eine Teamleitung sieht hier ihr Team, siehe Rechte und Teamleitung.

Abwesenheiten

Jede Zeile zeigt Person, Art, Zeitraum und Tage. Unter „Hinweise“ steht, was du zum Entscheiden brauchst:

• Rest vorher und nachher, etwa „Rest 25 → 20 Tage“.
• „Übersteigt den Anspruch“, wenn nicht genug Urlaub übrig ist.
• Wie viele andere im Zeitraum fehlen.
• Vertretung und die Notiz für Genehmiger.

Ein Klick auf die Zeile öffnet den Abwesenheitsplaner für genau diesen Zeitraum. Mit „Genehmigen“ sind die Tage gebucht.

„Ablehnen“ fragt nach einer Begründung, die der Antragsteller sieht. In beiden Fällen bekommt er eine Benachrichtigung.

Zeitkorrekturen

Hier landen Nachträge, Korrekturen und Stornierungen, die älter als die freie Frist sind. Unter „Änderung“ steht die alte Zeit durchgestrichen neben der neuen, daneben die Begründung.

Mit „Übernehmen“ gilt die Änderung sofort. „Ablehnen“ braucht einen Grund, der am Datensatz bleibt.

Ein Klick auf die Zeile öffnet die Arbeitswoche der Person. „Behebt fehlende Ausstempelung“ markiert Korrekturen nach vergessenem Ausstempeln.

Verstöße

Unter „Verstöße“ stehen Tage, an denen eine Regel des Arbeitszeitgesetzes verletzt ist. „Befund“ nennt die Regel und die Zahlen, etwa „Tagesmaximum: 10:30 h gearbeitet, erlaubt sind 10:00 h“.

Du klärst den Fall mit der Person und legst ihn mit „Als geprüft ablegen“ ab. Dabei schreibst du einen Vermerk, wie der Verstoß behandelt wurde, und der Vermerk bleibt am Tag.

Ändert sich der Tag später so, dass andere Zahlen herauskommen, erscheint er erneut. Hier stehen auch Tage mit „Zur Prüfung markiert, kein Regelverstoß“, etwa wegen einer überfälligen AU.

Fehlt an einem Tag das Ausstempeln, korrigierst du zuerst die Zeiten, dann kannst du ihn ablegen. Welche Regeln gelten, steht unter Arbeitszeitgesetz und Verstöße.

Atteste

Unter „Atteste“ stehen fällige und überfällige AU-Bescheinigungen. Diesen Reiter sieht nur, wer das Recht „Krankmeldungen“ hat, siehe Krankmeldung und AU.

Vier Augen

Über eigene Anträge entscheidest du nie selbst, das übernimmt eine andere berechtigte Person. So kann niemand seine eigenen Zeiten oder seinen eigenen Urlaub durchwinken.

Vor dem Monatsabschluss

Entscheide offene Anträge, bevor ein Monat festgeschrieben wird. Danach braucht eine Genehmigung für diesen Monat erst eine Wiedereröffnung, siehe Monatsabschluss.