Zuständigkeiten

In vielen Hausverwaltungen verteilt morgens jemand die Post, und bis alles beim Richtigen liegt, ist der halbe Vormittag vorbei. Bei hausverwalter.ai legst du einmal fest, wer wofür zuständig ist, und ab dann landet jede Konversation sofort beim richtigen Mitarbeiter.

Der KI-Postverteiler erkennt dafür Thema und Liegenschaft, und deine Zuständigkeiten bestimmen daraus die Person.

Einer für alles

Für Themen wie „Rechnungen“ oder „Zählerstände“ reicht oft eine Person. Unter „Einstellungen“ › „Inbox-Themen“ › dein Thema › „Zuständigkeiten“ wählst du „Standard“ und fügst sie unter „Mitarbeitende hinzufügen“ hinzu.

Trägst du mehrere ein, verteilt hausverwalter.ai neue Konversationen gleichmäßig auf alle.

Je nach Liegenschaft

Bei „Schäden & Bestellungen“ kümmert sich meist der Objektbetreuer des jeweiligen Hauses. Dafür wählst du „Liegenschafts-spezifisch“ und unter „Team auswählen“ ein Team.

Welche Liegenschaft zu wem gehört, legst du einmal im Team fest, unter „Einstellungen“ › „Mitarbeiter & Teams“ › „Teams“ › dein Team › „Zuständigkeiten“.

So bildest du deine echten Teams ab, etwa „Team Objektbetreuung“ und „Team Buchhaltung“. Ein Team kannst du für mehrere Themen nutzen.

Wann zugewiesen wird

hausverwalter.ai weist zu, sobald eine Konversation entsteht oder in ein Thema verschoben wird und noch niemand zuständig ist. Wer schon zuständig ist, bleibt es.

Hat eine Konversation keine Liegenschaft oder ist für das Haus niemand eingetragen, bekommt sie der „Standard-Mitarbeiter“ des Teams, den du dort mit dem Stern markierst. Gibt es keinen, verteilt hausverwalter.ai reihum im Team.

Findet sich niemand, bleibt sie unter „Unzugewiesen“, und die Inbox weist dich auf die fehlende Zuständigkeit hin.

Postfächer mit fester Person

Mails aus einem persönlichen Postfach gehen immer an die Person, der das Postfach gehört.

Läuft ein Postfach ohne KI direkt in ein Thema, trägst du im Postfach unter „Routing“ bei „Zugeordneter Mitarbeiter“ ein, wer die Mails bekommt, siehe Postfach einstellen.

Vertretung und Follower

Ist jemand krank oder im Urlaub, übernimmt eine Vertretung seine Konversationen, ohne dass sich die Zuständigkeit ändert.

Soll eine Kollegin nur mitlesen, nimmst du sie als Follower dazu.