Briefköpfe

Ein Briefkopf ist dein Briefpapier als PDF, mit Logo, Kontaktdaten und Fußzeile. hausverwalter.ai legt den Brieftext darüber, egal ob der Brief per Post, per E-Mail oder ins Portal geht.

Du findest die Briefköpfe unter „Einstellungen“ › „Textvorlagen“ im Reiter „Briefköpfe“, oder über das Zahnrad in der Liste der Serienbriefe.

Briefkopf hochladen

Klick auf „Hochladen“ und wähl eine PDF mit einer oder zwei Seiten, höchstens 20 MB groß. Bei zwei Seiten ist die erste das Deckblatt und die zweite das Papier für alle Folgeseiten.

Im nächsten Schritt legst du fest, wo der Brieftext stehen darf.

Zieh die rosa Balken oben und unten so, dass Logo und Fußzeile außerhalb des hellen Bereichs liegen. Links und rechts bleibt der Rand fest bei 25,4 mm.

Auf der ersten Seite siehst du außerdem die Zonen der Deutschen Post: die Absenderzeile, den Sperrbereich für die Frankierung und das Feld für die Empfängeradresse.

Name und Absenderadresse

Im letzten Schritt gibst du dem Briefkopf einen Namen und trägst die Absenderadresse ein, also Name oder Firma, Straße, PLZ und Ort.

Die Absenderzeile druckt hausverwalter.ai klein über jede Empfängeradresse. Für Briefe per Post ist sie Pflicht, deshalb sind alle vier Felder auszufüllen.

Standard-Briefkopf

Der erste Briefkopf wird automatisch dein Standard und ist in jedem neuen Serienbrief vorausgewählt. Mit dem Stern in der Spalte „Standard“ machst du einen anderen zum Standard.

Hast du mehrere Briefköpfe, etwa einen schlichten für Mahnungen, wählst du im Anschreiben einfach einen anderen.

Prüfung für den Postversand

Ist E-POST verbunden, prüft hausverwalter.ai jeden neuen Briefkopf bei der Deutschen Post. Unter „Status“ steht dann „E-POST OK“ oder die Zahl der Probleme mit Hinweisen, was du ändern musst, siehe E-POST-Prüfung.

Bearbeiten und löschen

Über das Menü „⋯“ in der Zeile benennst du einen Briefkopf um, änderst Textbereich oder Absender oder ersetzt die PDF.