Dokumente aus Konversationen

Die meisten Dokumente kommen als Anhang, per Mail, über WhatsApp oder aus dem Portal. Du entscheidest, ob ein Anhang nur in der Konversation bleibt oder auch in die Ablage kommt.

In der Ablage ist ein Anhang ein ganz normales Dokument, das du in der Suche, bei der Liegenschaft und beim Kontakt findest.

Beim Schreiben

Hängst du selbst eine Datei an, steht darüber ein Schalter zwischen „Ablage“ und „Anhang“.

„Ablage“ heißt, die Datei kommt zusätzlich in die Ablage, „Anhang“ heißt, sie bleibt nur in der Konversation.

Fotos und Videos sind von Haus aus nur Anhang, alle anderen Dateien gehen in die Ablage. Du kannst das jedes Mal umstellen.

Bei eingehenden Mails

Welche Anhänge eingehender Nachrichten in der Ablage landen, stellst du pro Inbox-Thema ein: „Einstellungen“ › „Inbox-Themen“ › dein Thema › „Erweitert“ › „Dokumente“.

Dort wählst du die Dateitypen und eine Mindestgröße, mit der Logos aus Mail-Signaturen draußen bleiben. 30 KB sind ein guter Wert.

Später ändern

Im Reiter „Anhänge“ einer Konversation siehst du, was „In der Ablage“ liegt und was nicht.

Ein Klick öffnet den Anhang, und mit „Zu Dokumenten hinzufügen“ holst du ihn in die Ablage.

Umgekehrt nimmst du ein Dokument mit „Aus Ablage entfernen“ wieder heraus. Gelöscht wird dabei nichts, die Datei bleibt in der Konversation.

Was ein Dokument von der Konversation erbt

Ein Anhang übernimmt automatisch alles, was an der Konversation hängt: Liegenschaft, Gebäude, Einheit, Vertrag und Kontakte.

Meist setzt der KI-Postverteiler diese Werte schon beim Eingang der Mail. Deshalb muss der Dokumenten-Agent bei solchen Anhängen nur noch Titel, Datum und Tag setzen.

Änderst du später die Liegenschaft der Konversation, ziehen ihre Dokumente mit. Was du von Hand direkt am Dokument eingetragen hast, bleibt.