Brief schreiben

Mit „Brief schreiben“ erstellst du aus einer Konversation heraus einen einzelnen Brief auf deinem Briefkopf. Adressat, Liegenschaft und Einheit kennt hausverwalter.ai schon aus der Konversation.

Brief öffnen

Klick im Antwortfeld auf die Büroklammer und dann auf „Brief schreiben“. Es öffnet sich ein großes Fenster mit einer leeren A4-Seite.

Rechts unter „Details“ steht, an wen der Brief geht und zu welcher Liegenschaft und Einheit er gehört. Das übernimmt hausverwalter.ai aus der Konversation, du kannst es aber ändern.

Briefkopf und Vorlage

Unter der Leiste steht zuerst „Kein Briefkopf“. Wähl dort deinen Briefkopf, dann erscheint rechts die „Vorschau“ des fertigen Briefs.

Mit „Vorlagen“ holst du einen fertigen Text, etwa „Handwerkertermin in der Wohnung“. Es sind dieselben Vorlagen wie im Serienbrief, siehe Briefvorlagen.

Variablen

Variablen wie Anrede, Nachname oder Einheitsnummer setzt hausverwalter.ai hier sofort ein, denn der Empfänger steht ja fest. Im Brief sind sie gelb markiert.

Rechts unter „Variablen“ siehst du jeden Wert und kannst ihn direkt ändern.

Fehlt ein Wert, zeigt hausverwalter.ai „1 fehlt“, und im Brief steht der Name der Variable in eckigen Klammern, etwa „[Telefon]“.

Trag den fehlenden Wert ein, bevor du den Brief verschickst, denn sonst steht die Klammer auch im PDF.

Als PDF anhängen

Klick oben auf „Als PDF anhängen“. Der Brief hängt dann als PDF an deiner Antwort und geht über den Kanal der Konversation raus, also per E-Mail oder ins Portal.

Mit dem Pfeil unter der Vorschau lädst du die PDF auch einfach herunter.

Schließt du das Fenster, ohne anzuhängen, bleibt dein Entwurf erhalten.