Briefvorlagen

Eine Zahlungserinnerung, eine Begrüßung für neue Mieter oder die Ankündigung eines Handwerkertermins schreibst du nicht jedes Mal neu. Du legst sie einmal als Vorlage an und holst sie mit einem Klick in jeden Brief.

Die Vorlagen findest du unter „Einstellungen“ › „Textvorlagen“ im Reiter „Serienbrief-Vorlagen“. Du nutzt sie im Serienbrief genauso wie beim einzelnen Brief schreiben.

Vorlage anlegen

Klick auf „Neue Vorlage“. Es öffnet sich eine A4-Seite, auf der du den Text schreibst wie im Anschreiben eines Serienbriefs.

Oben gibst du der Vorlage einen Namen und eine kurze „Beschreibung“, etwa „An Mieter: Termin“. Unter „Standard-Briefkopf“ legst du fest, welcher Briefkopf mit der Vorlage kommt.

Für alles, was sich pro Empfänger ändert, setzt du Variablen ein. hausverwalter.ai speichert die Vorlage laufend.

In der Liste zeigt „Felder“, wie viele Variablen eine Vorlage nutzt. So erkennst du schnell, welche Vorlagen viel aus den Stammdaten brauchen.

Vorlage nutzen

Im Anschreiben eines Serienbriefs klickst du auf „Vorlagen“ und wählst eine aus. Mit „Vorlagen durchsuchen …“ findest du sie auch in einer langen Liste.

Steht schon Text im Anschreiben, fragt hausverwalter.ai „Inhalt ersetzen?“, denn die Vorlage ersetzt den ganzen Text. Danach änderst du den Brief ganz normal, und die Vorlage selbst bleibt dabei unverändert.

Änderst du später die Vorlage, bleiben schon geschriebene Serienbriefe, wie sie sind.

Vorlage löschen

Fährst du in der Liste über eine Vorlage, erscheint rechts das Mülleimer-Symbol. hausverwalter.ai fragt noch einmal nach, danach steht die Vorlage beim Schreiben nicht mehr zur Auswahl.