Stammdaten ohne Excel-Listen

Wer wohnt in der WE 07, wem gehört sie, und wo ist eigentlich der zweite Schlüssel? Solche Fragen kosten im Büro jeden Tag Zeit.

Die Antworten gibt es meistens schon. Sie liegen nur verteilt in Listen, Ordnern und Köpfen.

So läuft es meistens

Die Mieterliste ist eine Excel-Datei, die „final“ heißt und trotzdem nicht stimmt. Wer welchen Schlüssel hat, steht auf einem Zettel am Bildschirm, und die Wartungsfirma für den Aufzug kennt nur die Kollegin, die heute frei hat.

Also fragst du nach, im Flur, im Teams-Chat oder am Telefon. Das nervt alle, und spätestens beim Mieterwechsel stimmt irgendeine Liste nicht mehr.

So läuft es bei hausverwalter.ai

Hier hat jedes Haus genau einen Ort. Die Liegenschaft trägt ihre Einheiten, und an jeder Einheit hängen die Verträge mit Mietern und Eigentümern.

Dazu kommt, was im Alltag gebraucht wird: der Aufzug mit seinem Wartungsvertrag, die Schlüssel samt Übergaben, die Zähler mit ihren Ständen und der Beirat. Du suchst nicht mehr, du klickst einmal auf die Liegenschaft.

Die KI kennt das Haus

Weil alles zusammenhängt, kann die KI damit arbeiten. Der KI-Postverteiler ordnet eine Mail von Nina Koch sofort der WE 07 in der Kurfürstenstraße 88 zu.

Textvorlagen füllen Namen von Beirat und Dienstleistern von selbst aus, siehe Variablen. Und die Beauftragungsgrenze einer Liegenschaft halten auch die KI-Agenten ein.

Was du hier findest

Der Überblick zeigt, wie die Stammdaten aufgebaut sind. Danach geht es um Liegenschaften, Einheiten, Kontakte und Verträge.

Für den Betrieb des Hauses gibt es Dienstleister und Versorger, Technische Anlagen, Schlüssel, Zähler und den Beirat.

Liegenschaften, Einheiten und Verträge tippt dabei niemand ab. Sie kommen aus eurer Verwaltungssoftware, siehe Woher die Stammdaten kommen.