Rechnungs-Agent und Vorabprüfung

Rechnungen abtippen ist so ziemlich die langweiligste Arbeit im Büro. Das übernimmt der Rechnungs-Agent: Er liest jede neue Rechnung aus und füllt die Felder für dich.

Danach prüft er, ob die Rechnung schon einmal da war und ob alle Pflichtangaben draufstehen. Du schaust nur noch drüber und schickst sie zur Freigabe.

Was er ausliest

Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit und Leistungszeitraum liest der Agent direkt vom Beleg. Dazu kommen Bruttobetrag, Steuersatz, Skonto, Zahlweg und Zahlungsreferenz.

Netto und Steuer rechnet hausverwalter.ai aus dem Bruttobetrag aus, damit sich niemand verrechnet.

Außerdem sucht er die passende Liegenschaft, den Vertrag, den Lieferanten und die Konversation, aus der die Rechnung kam. Was er nicht sicher erkennt, lässt er leer.

Jedes Feld, das der Agent gesetzt hat, trägt ein kleines Dreieck. Fährst du mit der Maus darüber, steht dort „Von der KI gesetzt — bitte prüfen“, und sobald du das Feld änderst, verschwindet es.

Was ein Mensch eingetragen hat, überschreibt der Agent nie.

Lieferant und Bankkonto

Als Lieferant wählt der Agent nur Kontakte, die es schon gibt. Ist der Lieferant neu, klickst du im Schritt „Lieferant“ auf „Kontakt erstellen“, und Name und Anschrift sind schon vom Beleg vorausgefüllt.

Ein Bankkonto legt der Agent nie selbst an. Steht die IBAN schon beim Lieferanten, verknüpft er das Konto, sonst trägst du es einmal von Hand ein.

Wann er läuft

Der Agent startet von selbst, sobald eine Rechnung hereinkommt, egal ob per Mail, aus dem Postkorb oder als Upload. Solange er arbeitet, steht im Dokument „KI erfasst deine Rechnung“.

Er arbeitet nur an Rechnungen im Status „Neu“. Was schon in Freigabe ist, fasst er nicht mehr an.

Duplikate

Kommt eine Rechnung doppelt, per Mail und noch einmal per Post, merkst du das sonst oft erst beim Bezahlen. Der Agent prüft deshalb jede Rechnung im Schritt „Vorabprüfung“.

Er schaut auf zwei Dinge: Gibt es genau dieselbe Datei schon, oder ist die Rechnungsnummer schon vergeben? Bei der Nummer zählen Leerzeichen, Bindestriche und Großschreibung nicht, „RE-2026/001“ und „re 2026 001“ sind also dieselbe.

Gleiche Nummern von zwei verschiedenen Lieferanten sind kein Duplikat.

Ist es wirklich doppelt, klickst du auf „Rechnung ablehnen“. Ist alles in Ordnung, klickst du auf „Kein Duplikat“.

Pflichtangaben

Damit die Steuer stimmt, muss eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten, etwa die Steuernummer des Lieferanten oder das Leistungsdatum. Der Agent prüft den Beleg gegen die Liste aus § 14 UStG.

Jeder Hinweis nennt, was fehlt, und den Paragrafen dazu. Über das Fragezeichen siehst du die Begründung der KI.

Fehlt wirklich etwas, fordere beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung an. Willst du sie trotzdem verbuchen, klickst du auf „Trotzdem buchen“.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto reicht eine kürzere Liste, und bei Sonderfällen wie Reverse Charge passt der Agent die Liste an.

Erst prüfen, dann freigeben

Solange ein Hinweis offen ist, steht beim „Freigabeprozess“ „Erst Hinweise prüfen“. Erst wenn alle Hinweise erledigt sind, geht die Rechnung in die Freigabe.

So rutscht keine doppelte oder fehlerhafte Rechnung durch.

Den Agent steuern

Unter „Agents“ findest du beim Rechnungs-Agent die „Zusätzlichen Hinweise“. Dort schreibst du Regeln, die für deine Verwaltung gelten, zum Beispiel: „Telefon- und Softwarerechnungen an die Verwaltung sind interne Rechnungen.“