Stundenzettel und Prüfungsexport

Für Lohnabrechnung, Steuerbüro oder eine Prüfung brauchst du die Zeiten als Datei. hausverwalter.ai bietet dafür drei Exporte als CSV, die du in Excel öffnest.

Monatssummen als Tabelle

In der Teamübersicht klickst du bei „Monatssummen“ rechts auf das Symbol zum Herunterladen und dann auf „Tabelle als CSV“. Du bekommst jede Person mit Personalnummer, Name, Soll, Ist, Saldo, Pausen und Urlaubstagen.

Dazu kommen die Tage über und unter Soll, die Zahl der Verstöße, offene Entscheidungen und ob der Monat festgeschrieben ist. Das ist die übliche Grundlage für die Lohnabrechnung.

Stundenzettel

Den Stundenzettel eines Monats lädt jeder im eigenen Stundenkonto mit „Stundenzettel (CSV)“ herunter. Er zeigt jeden Arbeits- und Pausenabschnitt mit Beginn, Ende und Status, pro Tag Arbeitszeit, Pause, Gutschrift, Soll und Saldo.

Oben stehen Arbeitgeber, Mitarbeiter, Personalnummer, Zeitraum und die Rechtsgrundlage. Unten folgen Summen und Felder für Ort, Datum und beide Unterschriften, falls ihr den Zettel unterschreiben lasst.

Prüfungsexport

Kommt die Aufsichtsbehörde, will sie die Arbeitszeiten sehen (§ 17 Abs. 4 ArbZG). Dafür gibt es unter „Exportieren“ den „Prüfungsexport …“.

Du wählst „Von“ und „Bis“ und klickst „Exportieren“. Die Datei heißt „Arbeitszeitnachweis“ und enthält Beginn und Ende jeder Arbeitszeit aller Mitarbeiter in deinem Zugriff, mit Personalnummer und Name in jeder Zeile.

Auch Korrekturen, Nachträge und stornierte Einträge sind dabei und in der Spalte „Status“ gekennzeichnet. Nichts fehlt also, was später geändert wurde.

Bei langen Zeiträumen läuft der Export in Abschnitten. Lass das Fenster offen, bis er fertig ist.

Was im Export geschützt bleibt

Abwesenheitsgründe stehen nur in der Datei, wenn du sie auch am Bildschirm siehst. Sonst steht dort „Abwesenheit“, denn Krankheiten sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO).

Wer exportieren darf

Exportieren darf, wer das Recht „Auswertungen“ auf „Exportieren“ hat, von Haus aus die Administratoren. Eine Teamleitung kann die Monatssummen sehen, aber nicht exportieren.

Alles auf einmal

Für den Umzug oder die Archivierung enthält der Komplett-Export unter „Einstellungen“ › „Datenexport“ auch die Zeiterfassung und die Personalakten. Ihn startet nur, wer all das sehen darf.