Nach dem Absenden

Wenn ein Formular abgeschickt ist, fängt bei hausverwalter.ai die Arbeit von selbst an. Niemand muss das PDF erstellen, ablegen oder an die Kollegin weiterleiten.

Das passiert in wenigen Sekunden im Hintergrund, egal ob die Einsendung von deinem Team, über den öffentlichen Link oder aus dem Portal kommt.

Das PDF

Aus jeder Einsendung entsteht ein PDF mit allen Antworten. Oben stehen dein Logo oder der Name deiner Firma, der Formularname und das Datum.

Darunter folgen Liegenschaft, Einheit und Kontakt, wenn das Formular sie abfragt.

Unterschriften stehen mit Datum im PDF, Fotos groß im „Foto-Anhang“ am Ende.

Wo das PDF landet

Das PDF liegt in „Dokumente“ und hängt an der Liegenschaft, der Einheit, dem Vertrag und dem Kontakt aus dem Formular. Bei einer Übergabe findest du es also direkt an der Wohnung.

Schaltest du „PDF der Konversation hinzufügen“ aus, bleibt das PDF nur an der Einsendung, siehe Automatische Konversation.

Öffnest du das PDF über die Einsendung, baut hausverwalter.ai es mit deinem aktuellen Logo neu.

Die Konversation

Ab Werk legt jede Einsendung eine Konversation an, in der alle Antworten stehen. Oben steht „Aus Formular“, und ein Klick darauf öffnet die Einsendung.

In welchem Inbox-Thema sie landet und wer zuständig wird, stellst du unter Automatische Konversation ein.

Benachrichtigungen

Kolleginnen und Kollegen erfahren auf Wunsch sofort von neuen Einsendungen. Feste Adressen bekommen eine Mail, und wer das Formular ausgefüllt hat, eine Eingangsbestätigung.

Wie das geht, steht unter Benachrichtigungen bei Einsendungen.

Was ein Formular nicht ändert

Ein Formular legt nie Kontakte an und ändert auch keine Stammdaten. Trägt ein Mieter seine neue Telefonnummer ein, übernimmst du sie selbst in den Kontakt.

Jede Einsendung behält den Aufbau des Formulars vom Moment des Absendens. Änderst du das Formular später, bleiben alte Einsendungen und ihre PDFs unverändert.