Im Kundenportal teilen

Im Kundenportal sehen Mieter und Eigentümer die Dokumente, die du für sie freigibst, etwa das Protokoll der Eigentümerversammlung oder die eigene Nebenkostenabrechnung.

Freigeben ist immer eine bewusste Entscheidung pro Dokument, ein Tag gibt nie automatisch etwas frei.

Ein Dokument freigeben

Öffne das Dokument im Reiter „Details“ und fahr mit der Maus über die Liegenschaft, Einheit, den Kontakt oder Vertrag. Rechts erscheint „Portal“.

Bei einer Liegenschaft oder Einheit fragt hausverwalter.ai nach dem Klick, wer das Dokument sehen soll.

Danach ist das Feld grün und zeigt, für wen die Freigabe gilt.

Bei einem Kontakt oder Vertrag reicht ein Klick. Beim Kontakt sieht nur diese eine Person das Dokument, im Portal unter „Persönlich“.

Wer was sieht

• Liegenschaft: alle, die du unter „Sichtbar für“ wählst, zum Beispiel „Nur Eigentümer“ oder „Beirat“
• Einheit: alle mit einem laufenden Vertrag für diese Einheit
• Vertrag: die Vertragspartner
• Kontakt: nur diese Person

Es zählen nur Verträge, die heute laufen, ein ausgezogener Mieter sieht die Dokumente seiner alten Wohnung also nicht mehr.

Weitere Wege

Für bis zu 100 Dokumente auf einmal wählst du sie aus und klickst auf „Zugriff“ › „Portal“.

In den Stammdaten steht im Menü „⋯“ eines Dokuments der Punkt „Im Portal freigeben“. Steht bei einer Liegenschaft der Filter auf „Freigegeben“, wird ein dort hochgeladenes Dokument gleich mit freigegeben.

Dokumente aus Konversationen mit einem Mieter sieht er automatisch, wenn er einen Portalzugang hat, siehe Dokumente aus Konversationen.

Freigabe beenden

Klick auf das grüne Feld und wähl „Freigabe aufheben“. Das Dokument hängt dann weiter an der Liegenschaft, ist aber nicht mehr im Portal.

Entfernst du dagegen die ganze Zuordnung, endet auch die Freigabe.

Liegt ein freigegebenes Dokument im Papierkorb, ruht die Freigabe, bis du es zurückholst.