Revisionssicherheit
Viele Unterlagen musst du jahrelang aufbewahren, zum Beispiel Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge. Statt Fristen in Excel zu pflegen, regelt das hier der Tag.
Jedes Dokument mit Aufbewahrungsfrist wird im Speicher gesperrt. Bis zum Ende der Frist kann es niemand löschen oder überschreiben, weder du noch deine Mitarbeiter noch der Support von hausverwalter.ai.
Welche Frist gilt
Die Frist kommt vom Tag. Für die Standard-Tags ist sie schon passend eingestellt, zum Beispiel:
| Tag | Frist |
|---|---|
| Kontoauszug, Bankauftrag | 8 Jahre |
| Buchhaltung, Abrechnung, Wirtschaftsplan | 10 Jahre |
| Mietvertrag, Versicherungen, Objektverträge | 6 Jahre ab Vertragsende |
| Beschluss-Sammlung, Protokoll, Teilungserklärung | dauerhaft |
| Hausaushang, Formulare, Objektfotos | keine |
Auch die Dokumentart zählt mit. Eine Rechnung wird mindestens 8 Jahre aufbewahrt, ein Vertrag 6 Jahre ab Vertragsende.
Hat ein Dokument mehrere Tags, entscheidet der genaueste. Geben Tags aus verschiedenen Bereichen eine Frist vor, gilt die längste.
Fristen für eigene Tags
Bei deinen eigenen Tags stellst du die Frist selbst ein, unter „Erweiterte Einstellungen“ › „Aufbewahrung“. Zur Wahl stehen „Keine“, 6, 8 oder 10 Jahre und „Dauerhaft“.
Bei Verträgen schaltest du „Frist ab Vertragsende zählen“ ein. Das Vertragsende kommt dann aus dem Vertrag in den Stammdaten, mit dem das Dokument verknüpft ist.
Die Fristen der Standard-Tags legt hausverwalter.ai fest, damit sie überall gleich und rechtlich sauber sind.
Wie lange
Die Frist läuft bis zum Ende des Jahres, das so viele Jahre nach dem Dokumentdatum liegt. Ein Kontoauszug vom März 2026 mit 8 Jahren ist also bis zum 31.12.2034 gesperrt.
Als Dokumentdatum zählt das Datum, das ein Mensch bestätigt hat, zum Beispiel beim Indexieren. Hat nur die KI ein Datum gesetzt, zählt das Jahr des Uploads, und die Frist ist eher etwas länger als zu kurz.
„Dauerhaft“ heißt: Das Dokument ist zehn Jahre lang gesperrt und wird auch danach nie automatisch gelöscht.
30 Tage zum Korrigieren
Gesperrt wird nicht sofort, denn nach dem Indexieren hast du 30 Tage Zeit. In dieser Zeit kannst du den Tag ändern oder ein falsches Dokument löschen, zum Beispiel ein Duplikat.
Danach ist das Dokument festgeschrieben. Die Frist kann später noch länger werden, aber nie kürzer.
Rechnungen werden gesperrt, sobald sie exportiert sind. Bleibt eine freigegebene Rechnung liegen, wird sie 30 Tage nach der Freigabe gesperrt.
Was du weiter ändern kannst
Titel, Tags und Zuordnungen pflegst du weiter wie gewohnt, und jede Änderung wird festgehalten. Auch neue Versionen kannst du hochladen.
Die alten Versionen bleiben dabei erhalten und lassen sich nicht löschen, solange das Dokument eine Frist hat.
Woran du es erkennst
Im Reiter „Metadaten“ eines Dokuments zeigt die Zeile „Aufbewahrung“, bis wann das Dokument gesperrt ist und warum. Vor dem Festschreiben steht dort, an welchem Tag es so weit ist.
Im Papierkorb
Ein Dokument mit Frist darfst du in den Papierkorb legen. Dort steht es im Reiter „Aufbewahrung“ und wird nie automatisch gelöscht.
„Endgültig löschen“ bleibt bei gesperrten Dokumenten bis zum Ende der Frist ausgegraut, und fährst du mit der Maus darüber, steht dort der Grund. Wiederherstellen geht immer.
Was nicht dazugehört
E-Mails selbst sperrt hausverwalter.ai nicht. Ihre Anhänge in der Ablage schon, sobald sie einen Tag mit Frist haben.
Konversationen kannst du weiter löschen. Die Dokumente aus der Ablage bleiben dabei erhalten.
In Demo-Konten und kostenlosen Testphasen ist die Sperre aus.
Wenn du kündigst
Nach einer Kündigung kannst du mit dem Komplett-Export alles herunterladen, also Dokumente mit ihren Versionen, Stammdaten, Rechnungen und Konversationen. Den Export startest du unter „Einstellungen“ › „Datenexport“, das darf von Haus aus der Super-Administrator.
Gesperrte Dokumente bleiben bis zum Ende ihrer Frist im Speicher, auch wenn dein Konto gelöscht ist. Zugriff hast du darauf dann nicht mehr, deshalb lohnt sich der Export vorher.