E-Mail-Postfach verbinden

Ein Postfach verbindest du in etwa fünf Minuten. Unter „Einstellungen“ › „Accounts (Email, etc.)“ klickst du auf „Konto verbinden“ › „E-Mail“ und wählst deinen Anbieter.

Die Anmeldung läuft auf einer sicheren Anmeldeseite, die Daten werden in Europa verarbeitet. Verbinden darf jeder Mitarbeiter, aber nur am Computer, nicht in der App auf dem Handy.

Microsoft 365

Beim ersten Microsoft-Postfach eurer Firma fragt der Assistent, ob du Zugriff auf ein Administrator-Konto hast. Microsoft will einmal die Zustimmung eines Administrators für die ganze Firma.

Hast du keins, kopierst du im Assistenten einen Link für euren IT-Dienstleister. Danach meldet sich jeder Kollege nur noch mit seinem eigenen Microsoft-Konto an.

Google / Gmail

Mit „Weiter zu Google“ meldest du dich bei Google an und erlaubst den Zugriff. Zeigt Google einen Hinweis, dass die App nicht verifiziert ist, klickst du auf „Erweitert“ und dann auf „Weiter zu hausverwalter.ai“.

Anderes Postfach (IMAP)

Für GMX, Web.de, IONOS, Strato oder eure eigene Domain hältst du vier Angaben bereit:

• E-Mail-Adresse und Passwort
• Posteingangs-Server (IMAP), zum Beispiel imap.ionos.de
• Postausgangs-Server (SMTP), zum Beispiel smtp.ionos.de
• Ports, meist 993 für IMAP und 465 oder 587 für SMTP

Die Daten stehen in der Hilfe deines Anbieters unter „IMAP“ oder „E-Mail-Programm einrichten“. Auf der Anmeldeseite wählst du dann „IMAP“ und trägst sie ein.

Postfach einrichten

Nach der Anmeldung liest hausverwalter.ai die Ordner des Postfachs ein. Das dauert meist ein paar Minuten, bei IMAP bis zu einer Stunde, und du bekommst Bescheid, sobald es fertig ist.

Dann fragt ein kurzer Assistent vier Dinge:

1. Art: ein allgemeines Postfach wie info@, ein Postfach für ein Thema wie rechnung@ oder ein persönliches. Dazu, ob alle im Team mitlesen oder nur du.
2. Inbox-Themen: ob neue Mails direkt in ein Thema laufen oder die KI entscheidet, siehe KI-Postverteiler.
3. Zuständig: wer Mails und Vorschläge bekommt, wenn sonst niemand zuständig ist.
4. Archiv: in welchen Ordner übernommene Mails im Postfach wandern. Bei Gmail entfällt dieser Schritt.

Mit „Fertig“ läuft das Postfach. Schließt du den Assistenten vorher, steht in der Liste „Routing aus“, und es kommen noch keine Mails an.