To-Do, Wiedervorlage, Erledigt

Jede Konversation hat einen von drei Status. „To-Do“ heißt, hier ist etwas zu tun, „Wiedervorlage“ heißt, später wieder ansehen, und „Erledigt“ heißt, fertig.

Der Status gilt für das ganze Team. Erledigt eine Kollegin eine Konversation, ist sie für alle erledigt.

Erledigen

Klick in der Konversation auf „Erledigt“ oder drück E. Das ist wie Archivieren in Outlook. Die Konversation verschwindet aus „To-Do“, bleibt aber im Reiter „Erledigt“ und in der Suche, und die Liste springt zur nächsten.

Auf Wiedervorlage legen

Mit „Wiedervorlage“ oder W wählst du einen Tag, frühestens morgen. Danach zeigt der Knopf das Datum.

Schneller geht es mit einem Rechtsklick auf die Zeile in der Liste. Unter „Verschieben und Inbox-Thema wechseln“ › „Status“ › „Wiedervorlage“ stehen „Morgen“, „Nächsten Montag“ und „In 2 Wochen“.

Eine Wiedervorlage hat immer ein Datum. Setzt du den Status ohne Datum, legt hausverwalter.ai die Konversation eine Woche zurück.

Wann eine Konversation zurückkommt

Du musst dir nichts merken, denn eine Konversation holt sich selbst zurück auf „To-Do“:

• Der Tag der Wiedervorlage ist da. Sie steht dann morgens mit „Wiedervorlage fällig“ in der Liste.
• Ein Kontakt antwortet, per Mail, WhatsApp oder im Portal. Das gilt auch für erledigte Konversationen.
• Jemand antwortet in einer Nebenkonversation, dann steht „NK“ an der Zeile.
• Jemand schreibt eine interne Notiz, auch du selbst.
• Die Konversation bekommt einen neuen Zuständigen.

Deine eigenen Nachrichten holen dagegen nichts zurück. Auch eine Abwesenheitsnotiz, die direkt nach deiner Mail eintrifft, lässt die Konversation in Ruhe.

Wie Antworten zugeordnet werden

hausverwalter.ai erkennt Antworten an den Kopfdaten der Mail und an einer kleinen Kennung am Ende jeder gesendeten Mail. Dazu kommt die Nummer im Betreff, etwa „#2026-1181“.

Antwortet jemand auf deine Mail, landet die Antwort so fast immer in der richtigen Konversation.

Schreibt jemand eine ganz neue Mail zum selben Anliegen, entsteht erst einmal eine neue Konversation. Der KI-Postverteiler schlägt dann vor, beide zusammenzuführen.