PowerprozesseDocs
Anmelden

Neue Konversation

Meistens entsteht eine Konversation von selbst, wenn sich jemand meldet. Rufst du selbst an, nimmst einen Anruf entgegen oder willst etwas intern festhalten, legst du sie an.

Klick dafür oben links neben „Inbox“ auf den Stift oder drück Strg+I, am Mac Cmd+I.

E-Mail schreiben

Neue Nachricht per E-Mail

Im Reiter „E-Mail“ wählst du bei „Von“ das Postfach und trägst Empfänger und Betreff ein. Oben rechts steht das Inbox-Thema, in dem die Konversation landet.

Über „Zuständig“, „Follower“ und „Liegenschaft“ ordnest du die Konversation gleich zu. Am Pfeil neben „Senden“ wählst du, ob sie danach offen bleibt, sofort erledigt ist oder auf Wiedervorlage geht.

Die Nummer im Betreff, zum Beispiel „#2026-1246“, sorgt dafür, dass Antworten sicher in dieser Konversation landen.

Telefonnotiz und interner Vorgang

Im Reiter „Intern“ geht nichts nach außen. So hältst du einen Anruf fest oder legst einen Vorgang an, der nur dein Team betrifft.

Eine Telefonnotiz als Konversation

Gib einen Betreff ein, wähl unter „Kontakte“ den Anrufer und unter „Liegenschaft“ das Haus und die Einheit. Dein Text wird die erste Notiz der Konversation.

Ruft später der Mieter zurück oder schreibt eine Mail, schreibst du ihm aus genau dieser Konversation zurück, siehe Kanal wechseln.

Einen Schaden aufnehmen

So sieht eine typische Schadensaufnahme am Telefon aus:

  1. Mit Strg+I eine neue Konversation im Reiter „Intern“ öffnen.
  2. Betreff wie „Wasserfleck Badezimmerdecke, Goethestraße 15“ eintragen, Anrufer und Liegenschaft wählen.
  3. Oben rechts das Inbox-Thema „Schäden & Bestellungen“ wählen und notieren, was der Mieter beschreibt.
  4. Mit „Erstellen“ speichern. Hat das Thema eine Standard-Checkliste, hängt sie gleich dran, siehe Checklisten.
  5. Über eine Nebenkonversation den Handwerker beauftragen.

Portal und WhatsApp

Im Reiter „Portal“ schreibst du einem Mieter oder Eigentümer mit Portalzugang. Er sieht die Nachricht im Kundenportal und antwortet dort.

Im Reiter „WhatsApp“ schreibst du frei, wenn der Kontakt dir in den letzten 24 Stunden geschrieben hat. Sonst startest du mit einer freigegebenen Vorlage, siehe WhatsApp in der Inbox.