Inbox-Themen
Inbox-Themen ordnen deine Konversationen nach Art des Anliegens, etwa „Schäden & Bestellungen“, „Rechnungen“ oder „Mieterwechsel“. Jede Konversation liegt in genau einem Thema.
Pro Thema legst du fest, wer es sieht, wer zuständig ist und wie der KI-Postverteiler es erkennt.
Thema anlegen
In der Inbox klickst du unten links auf „Neues Inbox-Thema“. Du gibst einen Namen, eine Beschreibung für die KI und die Zuständigkeit an.
Bearbeiten kannst du deine Themen unter „Einstellungen“ › „Inbox-Themen“. Dafür brauchst du das Recht „Posteingang und Boards einrichten“, von Haus aus haben das die Administratoren.
Beschreibung für die KI
Im Reiter „Allgemein“ steht die Beschreibung, nach der der KI-Postverteiler entscheidet. Schreib hinein, was in das Thema gehört und was nicht.
Je klarer die Beschreibung, desto seltener liegt die KI daneben. Mit „Mit KI vorschlagen“ bekommst du einen Entwurf, und der Ko-Pilot kann Beschreibungen für dich überarbeiten.
Zuständigkeiten
Im Reiter „Zuständigkeiten“ legst du fest, wer neue Konversationen in diesem Thema bekommt, einer für alles oder je nach Liegenschaft. Wie das geht, steht unter Zuständigkeiten.
Wer ein Thema sieht
Im Reiter „Zugriff“ wählst du zwischen „Organisation“ für alle und „Mitarbeiter“ für ausgewählte Kollegen. Mit „Änderung übernehmen“ gilt die Auswahl.
Wer ein Thema nicht sieht, findet seine Konversationen weder in „Alle Konversationen“ noch in der Suche.
Persönliche Mails privat halten
Wenn alle Mails in der Inbox liegen, fragt sich die Geschäftsführung zu Recht, wer dann ihre Post liest. Die Antwort ist ein eigenes Thema.
- Leg ein Thema „Geschäftsführung“ an und stell unter „Zugriff“ „Mitarbeiter“ ein, nur mit dir selbst.
- Verbinde dein Postfach als „Persönlich“ mit „Nur ich“ und wähl „Direkt in Thema“ › „Geschäftsführung“, siehe E-Mail-Postfach verbinden.
- Deine Mails landen jetzt nur dort und nicht mehr bei den Kollegen.
Brauchst du bei einer Mail Hilfe, nimmst du die Kollegin als Follower dazu. Sie sieht dann genau diese eine Konversation und sonst nichts.
Erweitert
Unter „Erweitert“ stellst du ein, welche Anhänge in die Ablage kommen und ob das Thema in „Meine“ und „Alle Konversationen“ erscheint. Dort legst du auch fest, ob alte Konversationen nach einer Frist gelöscht werden.