Kanal wechseln

Jede Konversation merkt sich, über welchen Kanal zuletzt geschrieben wurde. Schreibt dir ein Mieter per WhatsApp, antwortest du per WhatsApp, schreibt er danach eine Mail, antwortest du per Mail.

Darüber musst du dir im Alltag keinen Kopf machen. Wechseln kannst du trotzdem jederzeit.

Für eine Antwort wechseln

Oben im Antwortfeld stehen die Kanäle als Reiter, also „Intern“, „E-Mail“, „Portal“ und bei WhatsApp-Konversationen „WhatsApp“. Ein Klick auf einen anderen Reiter gilt nur für diese eine Nachricht.

Bei „E-Mail“ wählst du neben „Von“ auch, aus welchem Postfach die Mail rausgeht, zum Beispiel info@ statt deiner eigenen Adresse.

Für die ganze Konversation wechseln

Rechts in den Details steht in der Karte „Empfänger“ unten „Versand“. Dort stellst du den Kanal ein, den die Konversation von Haus aus nimmt.

Mit „Versand entfernen“ wird daraus ein rein interner Vorgang. Er taucht dann auch nicht mehr im Kundenportal des Mieters auf.

Was geht wo

• E-Mail: an alle Empfänger in An, CC und BCC, aus jedem verbundenen Postfach.
• Portal: nur an Kontakte mit Zugang zum Kundenportal. Fehlt der Zugang, siehst du das am Empfänger.
• WhatsApp: immer genau ein Kontakt, und nach 24 Stunden nur mit freigegebener Vorlage, siehe WhatsApp in der Inbox.
• Intern: geht an niemanden raus, siehe Interne Notizen.

Hat ein Empfänger keinen Portalzugang oder keine WhatsApp-Nummer, sagt dir das Antwortfeld, was fehlt. Den Zugang lädst du am Kontakt ein, die Nummer ergänzt du dort.

Und das Telefon?

Ein Anruf ist kein Kanal, über den du antwortest. Rufst du einen Mieter zurück, hältst du das Gespräch als interne Notiz fest.

So steht das Telefonat im Verlauf direkt neben Mails und WhatsApp, und die Kollegen wissen Bescheid.

Andere Leute einbeziehen

Willst du einen Handwerker oder die Versicherung anschreiben, wechselst du nicht den Empfänger der Konversation. Dafür gibt es Nebenkonversationen, damit der Mieter nicht mitliest.