Ordnung ohne Ordner

In vielen Hausverwaltungen steckt die Ordnung in Ordnerbäumen auf dem Server und in Excel-Listen, die nur eine Kollegin wirklich versteht. Wo liegt das letzte Versammlungsprotokoll, und welche Heizung hat die Kurfürstenstraße?

In hausverwalter.ai übernehmen das Tags und eigene Felder. Du richtest sie einmal ein und nutzt sie danach einfach.

Tags sagen, was etwas ist

Ein Tag ist ein farbiges Etikett, zum Beispiel „Mietvertrag“ an einem Dokument oder „Wasserschaden“ an einer Konversation. Ein Dokument liegt nicht in einem Ordner, es hat Tags und taucht überall auf, wo du nach einem davon filterst.

Tags setzt du nicht alle selbst. Die KI liest neue Dokumente und E-Mails und vergibt die passenden Tags, und sie lernt dabei aus jeder Entscheidung deines Teams.

Rund hundert Standard-Tags bringt hausverwalter.ai schon mit, sortiert in Gruppen wie „Beschlüsse“, „Buchhaltung“ oder „Versicherungen“. Was euch fehlt, legt ihr als eigene Tags dazu.

Eigene Felder halten fest, was ihr wissen wollt

Jede Hausverwaltung merkt sich etwas anderes. Die eine braucht das Baujahr des Dachs, die andere den Tag der Müllabholung oder die Heizungsart. Mit eigenen Feldern ergänzt ihr Liegenschaften, Einheiten, Kontakte und Verträge genau darum.

Die Werte stehen dann dort, wo ihr ohnehin arbeitet, und der Ko-Pilot kennt sie auch. In Textvorlagen setzt du sie als Variable ein, damit ein Rundbrief den richtigen Abholtag schon enthält.

Wo du anfängst

Beides richtest du unter „Einstellungen“ ein, im Abschnitt „Daten“. Was ein Tag kann, steht unter Tags, wie du Felder anlegst, unter Eigene Felder.